Descrizione
L'autenticazione della sottoscrizione consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l'identità della persona che sottoscrive (Codice Civile, art. 2703).
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 21 prevede che la firma apposta sul documento debba essere autenticata quando un'istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sono presentate:
- a soggetti privati (banche, assicurazioni, ecc.) (Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2)
- a soggetti pubblici ai fini della riscossione di benefici economici da parte di terzi (ad esempio la delega alla riscossione della pensione).
L'autenticità della sottoscrizione deve essere attestata da un pubblico ufficiale:
- notaio
- cancelliere
- segretario comunale
- dipendente addetto a ricevere la documentazione
- altro dipendente incaricato dal sindaco.
L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione: il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell’identità personale del dichiarante. Sull'atto devono essere riportate le seguenti informazioni:
- modalità di identificazione
- data e il luogo di autenticazione
- nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale
- firma del pubblico ufficiale
- timbro dell’ufficio.
In Comune di Barberino di Mugello …
Le sottoscrizioni su atti e dichiarazioni in generale sono di competenza del notaio (Legge 16/02/1913, n. 89), mentre il funzionario comunale ha potere di autenticare le firme soltanto nei casi espressamente previsti dalla legge.
In particolare, il funzionario comunale è competente ad autenticare la firma su istanze e dichiarazioni concernenti stati, qualità personali e fatti, come si evince dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000 n. 445, art. 21 e art. 47, dichiarazioni contenenti deleghe o intenzioni future non sono incluse nelle competenze del funzionario comunale.
L'interessato deve firmare davanti al funzionario incaricato, presentando un documento di riconoscimento in corso di validità. L'autentica di firma prevede l'apposizione di una marca da bollo da 16,00 € che deve portare il richiedente.
Per il servizio di autentica della firma è necessario fissare un appuntamento con l'ufficio Servizi Demografici fornendo indicazioni sulla pratica richiesta.
Per garantire il miglior svolgimento della pratica, l'ufficio è tenuto a svolgere preventivamente una istruttoria su competenza all’autentica, presenza di eventuali impedimenti alla firma o forme di tutela / amministrazione di sostegno, tipologia di dichiarazione che si intende sottoscrivere).
Si ricorda che l'addetto incaricato è competente per la sola autentica di firma, non può entrare nel merito del contenuto del modulo o dare informazioni o consulenze sulla compilazione (per esempio quali siano gli eredi di una persona, chi deve firmare in caso di impedimenti, etc…).
In caso di dubbi sulla compilazione del modulo è necessario rivolgersi ad un soggetto competente (es. avvocato, notaio, CAF, etc...).
L'autentica della firma è possibile soltanto sulle dichiarazioni in lingua italiana (o dove sia presente anche una traduzione in lingua italiana).
1) Autentica della firma su atto notorio per eredi
Il giorno dell'appuntamento è necessario presentarsi di persona con:
• il documento di identità
• una marca da bollo da 16,00 €
• dichiarazione già compilata.
2) Autentica della firma su passaggio proprietà veicoli
Prima dell’appuntamento è necessario comunicare all’ufficio le indicazioni sul tipo di bene mobile oggetto della vendita, dati del compratore e del venditore, eventuali impedimenti alla firma, tipologia di certificato di proprietà posseduto.
Devono venire venditore e compratore con:
• un documento di identità e il codice fiscale
• una marca da bollo da 16,00 €
• il certificato di proprietà del veicolo
In caso di assenza del certificato di proprietà tradizionale, l'atto di vendita potrà essere riportato in una dichiarazione bilaterale di vendita che formerà titolo per la trascrizione nel pubblico registro automobilistico. Il funzionario incaricato dovrà autenticare la firma del venditore e quella del compratore.
La dichiarazione di vendita deve contenere i dati dell'acquirente (cognome, nome, luogo e data di nascita, comune e indirizzo di residenza, codice fiscale), i dati del bene oggetto di vendita ed il prezzo di vendita.
3) Autentica della firma su altro atto notorio
In caso di necessità di autentica di firma su altre dichiarazioni sostitutive è necessario anticipare il contenuto della dichiarazione agli addetti dell’ufficio, in modo che si possa valutarne la competenza ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000 n. 445.
Approfondimenti
L'autenticazione può essere richiesta anche per le firme elettroniche e per le firme elettroniche avanzate. Il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 25 prevede che:
L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.
La firma digitale invece non richiede di essere autenticata, dal momento che il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 20, com. 1-ter prevede che:
L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del pubblico ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dalla prefettura.
L'autenticazione può essere chiesta:
- se il testo della dichiarazione rimane nell'ambito consentito (non sono ammesse manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, autorizzazioni, deleghe, rinunce, contratti, scritture private, procure)
- per i passaggi di proprietà di beni mobili registrati (veicoli) (Decreto legge 04/07/2006, n. 223, art. 7)
- per la nomina del difensore nei procedimenti giudiziari in materia penale
- per il consenso scritto nell'ambito delle procedure di adozione internazionale (Legge 04/05/1983, n. 184, art. 31)
- per le procedure di elezione dei consigli dei geologi, degli psicologi, dei periti commercialisti, nonché dei revisori dei conti (sulla busta contenente la scheda di valutazione, ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica 08/07/2005, n. 169).
L'autenticazione non può essere chiesta per dichiarazioni d'impegno e volontà, procure, autorizzazioni, deleghe (che non siano relative a pensioni), consensi, accettazioni, rinunce o dichiarazioni di qualunque natura o tenore contenenti impegni, disposizioni per il futuro o fogli in bianco (in questi casi è necessario rivolgersi a un notaio).
L'autenticazione non può essere chiesta anche per firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai documenti redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione ufficiale in italiano eseguita da un traduttore iscritto al registro di traduttori ufficiali presso il tribunale o al registro di periti ed esperti della Camera di commercio. La traduzione è condizione necessaria alla valutazione da parte del pubblico ufficiale in merito alla possibilità di procedere alla autentica chiesta (non dà quindi la certezza di poterne ottenere l'autentica di sottoscrizione). L'autentica di sottoscrizione verrà redatta sul testo originale, ma esclusivamente in lingua italiana.
Le persone che non possono presentarsi personalmente in Comune possono chiedere l'autentica a domicilio. Possono usufruire di questo servizio tutti i cittadini:
- incapaci di deambulare
- con una malattia grave
- impossibilitati per altre cause come i reclusi o i religiosi appartenenti a ordini di clausura.
Per ottenere l'autentica a domicilio un delegato maggiorenne dovrà compilare apposito modulo e dichiarare l'esistenza dell'impedimento.